Typisch für agile „Rahmenwerke“ wie z. B. Scrum sind die vergleichsweise kurzen Abstände, in denen sich die Teams zusammensetzen und einen Rückblick auf die abgelaufene (Planungs-)Periode werfen. Scrum definiert die maximale Länge eines Sprints auf 4 Wochen. Am Ende jedes Sprints gehört der sogenannte Sprint Review, bei dem (mit den Anspruchsberechtigten) das Ergebnis begutachtet wird, und die Retrospektive, bei der das Team seine Zusammenarbeit reflektiert zum Pflichtprogramm. Um Letzteres geht es im Folgenden: die Retrospektive.
Was ist eine Retrospektive?
Der eine oder andere kennt den Begriff vielleicht aus dem Kunstbereich. Und so ähnlich verhält es sich auch hier. Die Retrospektive im agilen Sinne ist eine Rückschau. Aber – und jetzt kommt das Entscheidende – mit einem zukunftsgerichteten Blick. Nämlich mit dem Gedanken, aus der jüngeren Vergangenheit zeitnah zu „lernen“, wie die Zusammenarbeit noch besser werden kann. Kontinuierliche Verbesserung wird im agilen Bereich gross geschrieben.
Die erste Retrospektive
Wie sieht so eine Retrospektive aus? Im Prinzip folgt sie einer einfachen Struktur aus 4 Phasen:
1. Den Boden bereiten (einstimmen, auf das was kommt)
2. Daten sammeln
3. Einsichten gewinnen
4. Abschluss
Den Boden bereiten
Es gibt zwei Grundregeln, die für jede Retrospektive gelten.
1. Vegas-Regel
2. Goldene Regel
Die Vegas-Regel besagt ganz einfach, dass das was in der Runde besprochen wird, die Runde auch nicht verlässt. Es sei denn, die Gruppe hat gemeinsam entschieden, ein Thema nach außen zu tragen. Die Goldene Regel bedeutet nichts anderes, als sein Gegenüber mit Wertschätzung und Respekt zu behandeln. Diese beiden Regeln sind von zentraler Bedeutung. Es empfiehlt sich daher, zu Beginn der Retrospektive diese beiden Regeln deutlich zu kommunizieren und idealerweise sogar für alle sichtbar im Raum zu visualisieren.
Den Boden zu bereiten heißt, alle Anwesenden abzuholen und mitzunehmen. Sprich kurz zu erläutern, worum es geht. Es wird kurz erläutert, wie der Ablauf ist, wie lange die Retrospektive dauert und an die beiden Regeln erinnert. Viele erfahrene Moderatoren fragen gerne auch die Erwartungshaltung der Anwesenden ab.
Daten sammeln
Für Retrospektiven werden gerne bewährte Leitfragen eingesetzt, um die „Datensammlung“ zu strukturieren. Am Besten funktioniert dies übrigens über Kartenabfrage, die später geclustert werden kann. Das Ergebnis ist für alle sichtbar und damit präsent.
Folgende Leitfragen (in ähnlichem Wortlaut) sind bewährt und gebräuchlich:
· Behalten: Was wollen wir künftig beibehalten?
· Was wollen wir künftig vermeiden?
· Was wollen wir ausprobieren?
· Was wollen wir künftig mehr machen, was wollen wir verstärkt tun?
· Was wollen wir künftig weniger machen, was wollen wir verringern?
Einsichten gewinnen
Die sich daraus ergebende Sammlung wird dann gemeinsam geclustert, analysiert und nach Bedeutung priorisiert. Der einfachste Wege für die Priorisierung ist eine Abstimmung, bei der jeder Teilnehmer seine „Stimme“ mit Hilfe eines Strichs oder Punkts auf der entsprechenden Karte sichtbar macht.
Im Anschluss werden dann Maßnahmen für die nächste „Planungsperiode“ definiert und entsprechend Verantwortlichkeiten definiert. Idealerweise werden auch diese Maßnahmen auf einem Flipchart für alle sichtbar dokumentiert. Beim Definieren der Maßnahmen sollten nicht zu viele Maßnahmen in Angriff genommen werden. Die Erfahrung zeigt, dass bis zu 3 Verbesserungsmaßnahmen realistisch umsetzbar sind. Gegebenenfalls gilt auch hier: Prioritäten setzen und sich auf drei bis vier Maßnahmen beschränken.
Abschluss
Zum Abschluss heißt es, das Ergebnis zusammenzufassen und sich ein Feedback zu holen. Kein Meister ist jemals vom Himmel gefallen, und auch die Moderation der Retrospektive kann kontinuierlich verbessert werden. Der geschützte Raum der Retrospektive ist obendrein das perfekte Übungsgelände, seine Fähigkeiten zu trainieren.
