Die digitale Transformation bringt nicht nur Änderungen in der Produktion mit sich, sondern auch im Bereich Leadership – oder besser gesagt, im Digital Leadership. Immer öfters kommt es zur Situation, dass dezentrale Teams geführt werden müssen. Dies kann entweder rein geografisch bedingt sein, weil die Spezialisten zu den einzelnen Themen auf der ganzen Welt verteilt arbeiten oder dass das Unternehmen ein modernes Arbeitszeitmodell hat – HomeOffice.
Was auch immer die Ursache ist, schlussendlich stellt sich die Frage, wie virtuell zusammengearbeitet und geführt werden kann. Es ist aber gar nicht so einfach, virtuell zusammen zu arbeiten. Sowohl Mitarbeiter, wie auch Manager werden hier vor Herausforderungen gestellt. Themen wie Vertrauen, Beziehungsaufbau, Konfliktmanagement und Anteilnahme an der Arbeit.
Virtuelle Zusammenarbeit
Trotz all diesen Bedenken kann aber die digitale Zusammenarbeit funktionieren. Meistens liegt aber schon im Anfang ein grosses Problem vor: Nur durch die Einführung von entsprechender Kommunikationstechnik und dem Training zu Bedienung der Technik ist es noch lange nicht getan. Damit ist erst die Grundlage für die digitale Zusammenarbeit geschaffen.
Wichtig ist es nun, die neu ermöglichten Formen der Zusammenarbeit zu schärfen und zu verinnerlichen. So ist es z.B. möglich, über Tools wie Etherpad oder minutes.io live und gemeinsam Protokolle zu erstellen. Somit kann jedes Sitzungsmitglied, egal wo es sich gerade befindet, Einsicht ins Protokoll schon während der Sitzung haben. Vorteil hierbei ist, dass jeder weiss, was der andere beigetragen hat. Und es spart Zeit, weil man nicht auf die Bearbeitung anderer warten muss oder nicht genau weiss, welche Version eines Dokumentes jetzt die neuste ist.
Wichtig ist, dass klar geregelt wird, wie Wissen, Unterlagen und Ergebnisse in sogenannten Knowledge-Datenbanken hinterlegt werden und dass die Kommunikation entsprechend auch gepflegt wird. So sollten also auch Regeln für das Wording, Reaktionszeiten und die Kommunikation bei Konflikten aufgestellt werden.
Damit die virtuelle Zusammenarbeit auch klappt, müssen die Mitarbeiter das Gefühl des Vertrauens haben, also sich auch trauen dürfen, kritische Frage zu stellen oder Fehler zugeben zu können (und dürfen). Diese Kultur hat auch einen schönen Nebeneffekt, denn innovative Ideen entstehen meistens dann, wenn nicht alle meinungskonform sind – genau auch kritischen Hinterfragen kann so auch Neues entstehen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine solche Vertrauenskultur herzustellen. Eine Möglichkeit wäre, dass sich die „virtuellen“ Teammitglieder zumindest einmal im Jahr physisch für einen Teamanlass (z.B. gemeinsamen Ausflug) treffen. So lernt man sich auf der persönlichen Schiene besser kennen, hat aber auch die Möglichkeit, zum direkten Austausch.
Führung in virtuellen Teams
Das Führen von virtuellen Teams ist eine Herausforderung für sich. Denn virtuelles Führen heisst, bei hoher Dynamik den Überblick zu wahren und mit einer grossen Vielfalt an Denk- und Arbeitsstilen sowie Entscheidungsfindungen umzugehen. Dazu kommt noch, dass im virtuellen Raum die Gefahr von kommunikativen Missverständnissen grösser ist. Jeder kennt dies, dass man den Inhalt eines eMails als Empfänger anders interpretiert (persönlicher, verletzender), als es vielleicht beabsichtig war. Aber auch hier können die digitalen Medien helfen – bewusst eingesetzt: kritische Meetings sollten also nicht per eMail, Forum oder Chat geführt werden, sondern z.B. über ein Skype-Video-Meeting. Es ist nämlich wichtig, dass man nicht nur das geschriebene Wort sieht, sondern vor allem auch die dazugehörige Mimik. Nur so kann das Gegenüber das Gesagte richtig (oder zumindest besser) einschätzen.
Wichtig ist auch, dass die Führungskräfte die Leistungsansprüche, Wachstumsmöglichkeiten und Erwartungen klar kommunizieren. Jeder Mitarbeiter muss genau wissen, wieso und worauf er hinarbeitet und was gemessen wird. Hierzu gibt es gute Tools, die einem dabei unterstützen: z.B. Trello oder Confluence.
Team-Zusammenhalt
Wichtig bei Teams ist auch die informelle Kommunikation. Jeder kennt dies, dass vor allem in der Kaffeepause nicht nur SmallTalk geführt werden, sondern genau dort ein reger Informationsaustausch über geschäftliche Belange stattfindet. Diese informelle Meetings sind aber immer räumlich klar definiert und 1:1 schwierig virtuell umzusetzen. Die offiziellen digitalen Kommunikationsgefässe (z.B. per Skype) sind ganz klar zweckgebunden und lassen wenig Raum für zufällige Begegnungen – genau das Gegenteil vom Treffen in der Kaffeepause.
Aber auch hier kann man digitale Medien einsetzen: durch Chat-Foren oder digitale Boards.
Tools für virtuelle Teams
Zu denen im obigen Text schon erwähnten Tools, noch zwei Ergänzungen:
Mit Slack können virtuelle Teams sich untereinander zeitnah austauschen. So kann man für jedes Projekt ein einzelnes Forum einrichten. Der Nutzen ist hier auch, dass man direkt Files reinposten kann – es entfällt also das nervige Suchen der Dateien irgendwo im Netzlaufwerk.
Mit dem Plug-In Bot Slack Manager lassen sich sogar Teammeetings automatisieren. Einmal installiert, kann man den Bot mit Check-In-Fragen bestücken. Sobald man im Chat „start meeting“ eingibt, stellt der Bot automatisch der Reihe nach die Fragen an alle Teammitgliedern – vollautomatisches Chat-Meeting. Praktisch, wenn man z.B. jeden Morgen früh ein kurzes Status-Update-Meeting veranstalten möchte.
Jell
Vor allem in der Arbeit mit virtuellen Teams ist die Gefahr gross, dass man den Überblick verliert. So weiss man nicht mehr, wer an was und wo dran arbeitet. Mit dem Tool Jell, für iOS, Android und Web soll Abhilfe geschaffen werden. Auf einen Blick sieht man sogleich, wer an was arbeitet, was schon erledigt wurde und was als nächstes ansteht. Praktisch auch, dass sich Jell sowohl mit Slack wie auch HipChat verbinden lässt.
